O tema desta coluna é administração de consultório odontológico. O tempo é um recurso extremamente valioso e escasso. Portanto, precisamos administrar bem esse recurso, caso contrário, ele irá faltar, e diremos: “Eu não tenho tempo”.
Um grande amigo meu, Christian Barbosa, teve este problema muito jovem. Ele tinha menos de 20 anos e uma empresa que o consumia de todas as formas, mas ele percebeu que o recurso que ele menos tinha controle era o seu tempo. Ficou muito doente e percebeu que ele precisava de uma rápida solução, ou teria sérias consequências.
Decidiu estudar sobre o assunto e desenvolveu um método que chamou de “Tríade do Tempo”.
Hoje, o Chris, como o chamamos, é um dos maiores especialistas sobre Gestão do Tempo atuante no Brasil. Ele tem as maiores empresas em seu portfólio de clientes. Recomendo uma pesquisa mais apurada sobre esse trabalho.
Basicamente, ele divide as atividades em três tipos:
- Atividades urgentes: são as atividades que precisamos executar e o tempo é muito curto ou já acabou.
- Atividades importantes: são as atividades que têm importância em nossa vida e que trazem resultados em curto, médio ou longo prazo.
- Atividades circunstanciais: são as tarefas desnecessárias, feitas por comodidade ou por serem socialmente aceitas.
Acredito que podemos classificar as atividades do consultório dentro dessas três definições.
Administração do tempo
Quando agendamos os atendimentos, precisamos preparar todo material necessário ao procedimento que será executado no paciente, não podemos fazer isso na hora do atendimento em si. É necessário executar essa atividade antes. Mas o quanto antes? Tudo depende do procedimento e do que será necessário utilizar. Devemos, então, planejar o atendimento e averiguar se todo material está disponível em nosso estoque. Caso falte algum item, precisamos adquirir e garantir que seja entregue antes do dia e hora da consulta do paciente. Portanto, podemos classificar esse planejamento como uma atividade importante. Note que, se essa atividade não for executada a tempo, ela passa a ser uma atividade urgente.
Outra atividade importante é a administração das contas do consultório. Antes do vencimento das contas, é preciso averiguar se temos o recurso necessário para efetuar os pagamentos. Essa é mais uma atividade que, se não for realizada a tempo, pode ser classificada como uma atividade urgente.
Costumo encerrar minha semana com um levantamento das contas que preciso pagar na semana seguinte. Assim, consigo perceber, com dias de antecedência, se terei problemas para efetuar os pagamentos. Analisando meu fluxo de caixa, posso perceber que em algum dia da semana seguinte não terei dinheiro suficiente para a quitação de alguma conta. Diante desse caso, tenho tempo para tomar algumas decisões, por exemplo, solicitar ao fornecedor uma extensão do prazo, oferecer desconto aos pagamentos à vista, resgatar dinheiro de aplicações ou, em último caso, descontar recebíveis (os juros em nosso país são de doer).
Sempre que realizo as atividades importantes em um tempo hábil, tenho escolhas a fazer, mas quando deixo de realizar essas atividades antecipadamente, fico sem opções.
Outra atividade importante é postar informações técnicas sobre procedimentos que estamos realizando em nosso consultório para nossos contatos na internet, via Facebook, WhatsApp, ou outra ferramenta. Isso impulsiona as solicitações de visitas para novas avaliações, o que é muito importante. As atividades que são importantes em nossa vida e que têm resultados em curto, médio e longo prazo, lembram? Mas quando decidimos utilizar nosso tempo apenas postando sobre assuntos pessoais, nossos hobbies, piadas ou comentários diversos sobre assuntos extras ao nosso trabalho, estamos decidindo utilizar nosso tempo em atividades circunstanciais.
Penso que essas atividades são muito boas, afinal, não acredito que devemos deixar de manter contato com nossos amigos e familiares, falar sobre os assuntos do nosso universo, e até mesmo relaxar com o bom humor disponível no ambiente virtual. Mas precisamos ficar atentos à administração do tempo utilizado nas atividades importantes e nas urgentes, para podermos utilizar, com conforto, nosso tempo com a vida social. Afinal, trabalhar é importante, mas tem que valer a pena, e um jeito de medir isso é perceber se você deixou dizer: “Não tenho tempo para nada”.
Desejo que todos tenham menos tempo gasto com atividades urgentes, para que possam desfrutar mais das atividades circunstanciais.
Shirlei Devesa
Cirurgiã-dentista. Especialista em Ortodontia. Professora de Empreendedorismo. Facilitadora do Sebrae e Senac. Sócia da Empresa Dr. Empreendedor.
